Gestion des installations : 12 éléments essentiels à contrôler

Les équipes de gestion des installations ont le travail d’entretien des actifs des installations externes et internes. Qu’il s’agisse de l’intégrité structurelle d’un bâtiment, d’un système d’alarme incendie ou de l’état de la pelouse, il y a beaucoup à suivre pour la gestion des installations. Un logiciel de facility management de pointe est l’outil idéal pour la préparation et la surveillance d’une compilation de listes de contrôle de gestion des installations, permettant aux équipes de maintenance de travailler plus efficacement et d’assister rapidement aux tâches de maintenance préventive.

Qu’est-ce qu’une liste de contrôle de gestion des installations ?

Une liste de contrôle d’installation est essentielle pour assurer le bon fonctionnement d’une installation. Souvent appelée liste de contrôle de maintenance préventive, la liste de contrôle de l’installation décrit les mesures à prendre dans une tâche de maintenance de l’installation spécifiée. Lorsque chaque élément de la liste de contrôle est terminé, il est enregistré et ajouté au dossier de maintenance de l’installation.

Pourquoi utiliser une liste de contrôle d’installation ?

Une liste de contrôle de maintenance des installations permet de s’assurer que le personnel effectue les inspections et les tâches d’entretien de la même manière à chaque fois. La surveillance de l’état de tous les actifs d’une installation aide la direction de l’installation à évaluer les besoins de maintenance et à éviter les réparations inattendues et coûteuses.

Types de listes de contrôle

Il existe de nombreux types de listes de contrôle de gestion des installations, chacune portant sur des aspects différents d’un site commercial afin de garantir que tous les actifs sont en bon état et que les équipements fonctionnent correctement. Les secteurs d’activité utilisent des listes de contrôle adaptées à leur entreprise : la checklist d’un magasin de détail sera très différente de celle d’un restaurant, et la liste de contrôle d’un restaurant peut partager certains éléments avec une liste d’entretien d’hôtel.

Voici quelques listes de contrôle d’installation couramment utilisées dont vous pouvez vous inspirer pour votre organisation.

Entretien du bâtiment 

Une liste de contrôle d’entretien du bâtiment se concentre sur l’état des éléments internes et extérieurs d’un bâtiment. Une entreprise peut utiliser plusieurs listes de contrôle de maintenance pour un seul bâtiment. Une liste de contrôle de nettoyage donne la priorité à la propreté visible et aux conditions sanitaires des espaces du bâtiment. Une liste de contrôle de maintenance des bâtiments pour les systèmes internes se concentrerait sur des éléments tels que l’éclairage, le câblage et les systèmes CVC.

Maintenance de l’équipement

La liste de contrôle de maintenance des équipements se concentre sur les équipements internes et les systèmes d’automatisation des bâtiments. Le système de sécurité et tous vos ascenseurs, plomberies et unités de contrôle du système sont des exemples d’équipements que votre équipe de maintenance inspecterait à l’aide d’une liste de contrôle d’équipement.

Consommation d’énergie 

Une liste de contrôle de la consommation d’énergie surveille les éléments qui utilisent l’énergie électrique. L’enregistrement des relevés de jauge pour les actifs tels que le stockage à froid pour les restaurants ou l’équipement écoénergétique pour une entreprise écologique permet à la direction des installations de déterminer en un coup d’œil s’il convient ou non d’effectuer des ajustements.

Protocoles de sécurité 

Une liste de contrôle du protocole de sécurité aide à maintenir et à améliorer la sécurité en se concentrant sur les garanties critiques de l’installation. Parmi les éléments courants sur une liste de contrôle de sécurité, on peut citer le fait de s’assurer que le système de sécurité fonctionne correctement, que les extincteurs sont à la pression appropriée et à jour, et de s’assurer que les panneaux d’itinéraire des sorties de secours sont en place et que les sorties sont dégagées.

Gestion multi-sites extérieurs

Une liste de contrôle de gestion des installations extérieures se concentre sur les éléments externes d’une installation. Particulièrement importante dans le cadre de la gestion multi-sites, cette liste de contrôle extérieure décrit les conditions de sécurité, telles que les risques potentiels de trébuchement sur les trottoirs et les parkings. Elle permet de s’assurer que les places de stationnement conformes aux normes de l’ADA sont clairement marquées et que les rampes sont accessibles et stables. Les articles esthétiques tels que l’entretien des pelouses et l’aménagement paysager peuvent faire partie de la même liste de contrôle d’inspection ou peuvent avoir une liste de contrôle propre.

Éléments clés de la liste de contrôle de gestion des installations

Quel que soit son domaine d’intérêt, un modèle de liste de contrôle de gestion des installations donnera la priorité à un ou à l’ensemble des quatre éléments clés. Les quatre piliers de la gestion des installations sont :

• Personnes – ce pilier donne la priorité au bien-être du personnel et des visiteurs.
• Processus – ce pilier se concentre sur les procédures impliquées dans l’entretien d’une installation. 
• Bâtiment – ce pilier cible les budgets et la planification de la maintenance des installations. 
• Technologie – ce pilier donne la priorité aux intégrations du logiciel de facility management et aux solutions d’automatisation du facility management pour la mise à jour et la mise à niveau des processus et des opérations.

I. Sûreté et sécurité

Les responsables des installations se tournent vers la sûreté et la sécurité pour assurer le bien-être de toute personne qui entre dans l’établissement ou entre dans le bâtiment. Des visiteurs au personnel, ces listes de contrôle donnent la priorité à la protection de tous les employés du bâtiment contre diverses menaces. Les éléments essentiels couramment ciblés en matière de sûreté et de sécurité comprennent les plans d’intervention d’urgence, les alarmes incendie et les extincteurs, le contrôle d’accès, l’équipement de vidéosurveillance et les détecteurs de monoxyde de carbone.

II. Maintenance

Les éléments clés de la maintenance sont axés sur la préservation de l’état physique d’une installation et le bon fonctionnement de l’équipement de l’installation. Une liste de contrôle de gestion de la maintenance des bâtiments hiérarchise les tâches telles que la maintenance préventive, la maintenance réactive, le suivi des ordres de travail et la gestion des activités des fournisseurs tiers.

III. Systèmes énergétiques

Les éléments essentiels du système énergétique donnent la priorité à la consommation d’énergie et aux actifs qui dépendent de l’électricité pour fonctionner. Les entreprises mettent souvent l’accent sur la conservation de l’énergie et la baisse des factures d’énergie. La durabilité environnementale est un autre facteur fort dans la surveillance des systèmes énergétiques. Les systèmes CVC, les systèmes de chauffage, l’éclairage et la surveillance des services publics sont généralement suivis pour les listes de contrôle de l’énergie.

IV. Gestion de l’espace

La gestion de l’espace se concentre sur la disposition et la conception des locaux, la planification et l’allocation des espaces, ainsi que sur la flexibilité du lieu de travail. Les éléments d’aménagement intérieur sont souvent pris en compte dans la mise en œuvre de pratiquement toutes les listes de contrôle de gestion des installations. Une liste de contrôle de maintenance périodique pour la gestion de l’espace peut inclure la vérification du bon fonctionnement des portes et fenêtres automatiques, l’inspection des sols pour détecter les risques de chute ou de trébuchement, ainsi que la vérification que les zones de stockage sont correctement entretenues.

V. Durabilité

La durabilité donne la priorité aux considérations environnementales. Les équipements écoénergétiques et les pratiques de nettoyage écologiques sont deux éléments fréquemment utilisés pour les éléments essentiels au développement durable. Une liste de contrôle axée sur la durabilité surveillera souvent les pratiques de gestion des déchets, les ingrédients de la solution de nettoyage et la consommation d’énergie des équipements critiques.

VI. Conformité et réglementations

Les éléments essentiels de la conformité se concentrent sur le maintien de la santé et de la sécurité de tous au sein de l’établissement. L’OSHA (Occupational Safety and Health Administration), l’ADA (Americans with Disabilities Act) et l’EPA (Environmental Protection Agency) sont trois des agences les plus répandues qui régissent les normes de santé et de sécurité. Les agences locales et étatiques appliquent souvent les codes du bâtiment commercial et industriel, ce qui a un impact considérable sur le bien-être des occupants.

VII. Gestion des actifs

Les éléments essentiels de la gestion des actifs impliquent la surveillance et la maintenance des actifs d’une installation, tels que l’équipement et l’inventaire. Les listes de contrôle de la gestion des actifs peuvent inclure les équipements de fabrication et d’emballage, les fournitures d’entrepôt ou les stocks de produits finis.

VIII. Réparations d’équipement

Les éléments essentiels à la réparation des équipements relèvent des tâches de maintenance régulières, mais traitent spécifiquement les pannes. Une liste de contrôle de réparation des équipements garantit que les responsables d’installations peuvent compter sur leurs équipes pour résoudre rapidement les problèmes d’équipement et de machines critiques afin d’éviter les interruptions de production et les temps d’arrêt imprévus.

IX. Gestion financière

Les éléments essentiels de la gestion financière impliquent l’allocation de ressources financières, la planification budgétaire et le suivi des dépenses. Ces tâches de haut niveau incombent généralement aux cadres et à la direction pour analyser et gérer les finances liées aux installations de manière efficace et rentable.

X. Communication et collaboration

Lorsque la direction et les équipes se mettent mutuellement au courant des progrès, tout le monde peut réagir plus rapidement aux situations inattendues. Communiquer des idées et des réflexions entre les équipes et les services encourage les solutions créatives et les innovations. En tant qu’élément essentiel de la gestion des installations, cet élément apparaît souvent dans les évaluations de performance plutôt que dans une liste de contrôle de maintenance.

XI. Technologies et outils

L’automatisation du facility management et les logiciels du facility management peuvent utiliser efficacement l’analyse des données et le reporting pour rester à jour et aider à anticiper les besoins de maintenance et de remplacement.Les appareils de l’Internet des objets (IdO) permettent aux équipements de communiquer avec un centre de contrôle, en tenant les équipes informées des conditions et des performances des équipements en temps réel. Les applications mobiles permettent au personnel de visualiser des informations spécifiques sur les actifs n’importe où dans l’installation.

XII. Reprise après sinistre

Se préparer à divers incidents potentiels est essentiel pour une gestion efficace des installations. Intégrez la reprise après sinistre, l’intervention d’urgence et la gestion de crise dans les procédures opérationnelles de votre entreprise. Créez des équipes chargées de mener les efforts de réponse et de reprise, et offrez une formation continue afin de garantir un bon niveau de préparation.

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