Qu’est-ce que la gestion intégrée des installations ?

Garder vos installations en bon état de marche ne devrait pas avoir l’impression de courir en cercle. La gestion intégrée des installations (IGI) regroupe tout sous un même toit, y compris les contrats, les fournisseurs, la maintenance et les données, offrant ainsi à votre équipe la visibilité et le contrôle dont elle a besoin. Cette approche centralisée via un logiciel de gestion des installations offre à votre équipe la visibilité et le contrôle nécessaires pour éradiquer le chaos opérationnel et se concentrer sur l’essentiel : gérer des opérations efficaces et rentables.

Dans ce guide détaillé, vous découvrirez en quoi consiste la gestion intégrée des installations et en quoi elle se distingue des fonctions traditionnelles de gestion des installations. Il aborde également les cas dans lesquels il convient d’envisager l’intégration de vos activités de gestion des installations, la manière de mettre en place un système unique de gestion des installations, ainsi que les meilleures pratiques pour suivre l’efficacité de votre approche de gestion intégrée des installations au fil du temps.

Qu’est-ce que la gestion intégrée des installations (Integrated Facility Management) ?

La gestion intégrée des installations (IGI) est une approche complète qui combine tous les services, la documentation et les flux de travail liés aux installations dans un système unique et cohérent. Contrairement à la gestion traditionnelle des installations, qui repose sur des outils ou des équipes déconnectés, la gestion intégrée des installations rassemble tout dans une stratégie coordonnée.

Définition complète de l’IFM

La gestion intégrée des installations est une approche holistique de la gestion des installations. Elle remplace les systèmes fragmentés par une plateforme unique qu’une équipe unifiée de professionnels de la gestion des installations peut utiliser pour superviser l’ensemble des opérations.

La gestion intégrée des installations offre également aux dirigeants et aux parties prenantes l’accès à des rapports et des analyses complets. Cela facilite le suivi des performances des installations, l’identification des tendances et la prise de décisions éclairées basées sur des données en temps réel.

Portée de la gestion intégrée des installations

En termes de portée, la gestion intégrée des installations regroupe généralement de nombreux services et fonctions différents sous un même cadre. Ceux-ci comprennent :

• Opérations et maintenance : une plateforme de gestion intégrée des installations permet de gérer les équipements clés et les systèmes du bâtiment, générant et suivant les ordres de travail de maintenance réactive et préventive. Il donne aux gestionnaires des installations les outils nécessaires pour arrêter de rechercher les problèmes et commencer à les prévenir.
• Gestion de l’espace : la gestion intégrée des installations prend en charge une approche plus stratégique de la planification de l’espace pour améliorer l’efficacité, la productivité et la sécurité.
• Gestion de l’énergie : la gestion intégrée des installations contribue aux objectifs de durabilité, en fournissant des informations exploitables sur les améliorations potentielles de l’efficacité énergétique.
• Services d’assistance : la gestion intégrée des installations vous aide à superviser tous les aspects des services d’assistance, y compris les tâches d’entretien, de nettoyage, de courrier et de restauration.
• Gestion des actifs : la gestion intégrée des installations vous permet de suivre l’historique des services et l’état en temps réel des actifs, afin d’éviter potentiellement les temps d’arrêt tout en surveillant de plus près les cycles de vie des actifs.
• Planification stratégique : les analyses issues de la gestion intégrée des installations facilitent la prise de décisions fondées sur les données concernant la planification des investissements, la budgétisation, et bien plus encore. Vous obtiendrez des rapports visuels liés à vos KPI, qu’il s’agisse d’économies d’énergie ou de temps de réponse aux ordres de travail.

Comment la gestion intégrée des installations se différencie de la gestion traditionnelle des installations

La gestion intégrée des installations prend tout son sens lorsque vous la comparez à une approche plus traditionnelle de la gestion des installations. Dans le cadre d’une approche traditionnelle de la gestion des installations, les organisations utilisent des systèmes distincts pour gérer les données relatives aux différentes fonctions liées aux installations. Une approche intégrée de la gestion des installations implique la migration vers une plateforme unique, ce qui entraîne les différences et avantages suivants.

Structure de service simplifiée

Dans le cadre d’une approche traditionnelle de la gestion des installations, les organisations travaillent généralement avec plusieurs fournisseurs. Par conséquent, l’entreprise doit gérer plusieurs accords de niveau de service (SLA).

L’IFM conduit à une approche plus simple de la gestion des fournisseurs. Les organisations travaillent avec un seul fournisseur IFM et n’ont qu’un seul contrat à gérer. Au lieu de jongler entre 10 systèmes et 12 fournisseurs, l’IFM rassemble tout cela, afin que votre équipe ne soit pas bloquée en mode administrateur.

Coordination et intégration

En raison de l’utilisation de systèmes individuels, la FM traditionnelle conduit généralement à des silos de données. Non seulement cela complique les tâches, mais cela peut également augmenter le risque d’erreurs de saisie de l’utilisateur. L’IFM met les informations à disposition entre les services et les équipes pour une efficacité accrue et une meilleure intégrité de l’information. Avec un seul système, les équipes des installations peuvent s’adapter plus rapidement, qu’il s’agisse de faire évoluer les sites, de changer de fournisseur ou de répondre aux problèmes urgents.

Transparence et concentration

L’approche traditionnelle se concentre principalement sur les opérations quotidiennes. Chaque service accomplit les tâches qui lui sont attribuées au quotidien. Toute élaboration de stratégie à long terme nécessite que les responsables de chaque équipe produisent et partagent des rapports.

Une approche de gestion intégrée des installations réoriente les priorités de la gestion des installations vers l’avenir. Tous les services pouvant accéder aux mêmes informations, il devient plus facile d’élaborer une stratégie de maintenance unifiée pour atteindre des objectifs, tels que l’augmentation de la productivité ou la réduction des coûts.

Réduction des coûts d’exploitation

Pour une entreprise faisant appel à plusieurs prestataires dans le cadre d’une approche traditionnelle, les coûts administratifs peuvent s’avérer imprévisibles et difficiles à gérer. Chaque prestataire de services dispose de sa propre grille tarifaire et peut modifier ses tarifs de manière inattendue, ce qui peut peser sur les budgets.

Une approche intégrée de la gestion des installations permet à une organisation de travailler avec un seul prestataire de gestion intégrée des installations. En conséquence, la tarification devient plus transparente et prévisible.

Composants essentiels de la gestion intégrée des installations

Bien que les détails spécifiques des programmes IFM varient, l’adoption d’une approche intégrée de la gestion des installations implique généralement les quatre composantes clés suivantes.

Gestion unifiée des fournisseurs de services

Avec une solution intégrée, vous utilisez une plateforme unique pour gérer tous les fournisseurs de services. Par conséquent, votre organisation peut établir des politiques, des processus et des procédures uniformes pour la gestion des fournisseurs. 

ServiceChannel vous permet de consolider les fournisseurs et de suivre leurs performances en temps réel. En retour, cela conduit à une plus grande cohérence dans la façon dont vous sélectionnez et intégrez les fournisseurs, gérez les contrats et surveillez les performances des fournisseurs. Une équipe unifiée gérant toutes les tâches de gestion des fournisseurs peut également réduire les coûts et améliorer les communications entre votre organisation et les fournisseurs.

Rationalisation du travail

Le passage à un modèle intégré implique la standardisation des processus et des flux de travail pour toutes les tâches de maintenance. L’ensemble de la maintenance — de la plomberie au nettoyage — passe par une plateforme mobile unique. Vous bénéficiez ainsi d’une prévisibilité des coûts, d’une clarté des performances et d’une réduction des interventions d’urgence en dehors des heures de travail.

Cette évolution simplifie le suivi et réduit les retards, ce qui permet de mener à bien les activités plus rapidement. De plus, la gestion intégrée des installations minimise le risque de gaspillage de ressources et d’heures de travail dû à la duplication des ordres de travail, tout en améliorant l’efficacité opérationnelle.

Intégration technologique et gestion des données

IFM vous offre une visibilité sur tous les sites, fournisseurs et actifs, le tout en un seul endroit. Un système de gestion de la maintenance informatisé (GMAO) permet de gérer les actifs et les ordres de travail dans un seul emplacement. Cela peut entraîner l’élimination des systèmes redondants, ce qui réduit les coûts d’exploitation.

Cela crée également l’opportunité de collecter des données en temps réel via des capteurs de l’Internet des objets (IoT) pour surveiller plus étroitement l’état et les performances des actifs dans toute l’organisation. Votre GMAO peut également intégrer des données provenant d’autres logiciels utilisés par votre entreprise pour :

• Planification des ressources d’entreprise (ERP)
• Gestion de la relation client (CRM)
• Gestion des stocks
• Gestion des actifs d’entreprise (EAM)

Communication et rapports centralisés

IFM profite aux équipes de maintenance en simplifiant les communications. Tous les employés peuvent utiliser une seule application, un seul outil ou une seule plateforme pour recevoir des notifications et des mises à jour. L’accès mobile permet même aux responsables de la maintenance et aux équipes de rester connectés lors de leurs déplacements. Et grâce au reporting centralisé, toutes les personnes impliquées dans les économies de coûts, la durabilité et d’autres initiatives peuvent accéder aux informations dont elles ont besoin pour surveiller les progrès.

Quand envisager une gestion intégrée des installations

Pour de nombreuses entreprises, les avantages potentiels et les coûts réduits associés à l’IFM en font la bonne approche. Pour déterminer s’il vous convient, tenez compte des indicateurs organisationnels et des cas d’utilisation courants.

Indicateurs organisationnels pour l’IFM

Le suivi des indicateurs clés de performance (ICP) suivants peut vous aider à évaluer les avantages de la GII :

• Coût total des installations en pourcentage du budget d’exploitation
• Contrats fournisseurs actuels, frais généraux administratifs ou services publics
• Temps de réponse du service
• Rapport maintenance planifiée vs maintenance réactive
• Consommation d’énergie par pied carré
• Taux d’utilisation de l’espace
• Mesures de confort et de bien-être sur le lieu de travail

Applications industrielles et cas d’utilisation

L’IFM peut améliorer la gestion des installations pour les entreprises de nombreux secteurs, notamment :

• Soins de santé : les hôpitaux et les systèmes de santé peuvent gérer plus étroitement les dispositifs vitaux et l’assainissement grâce à une solution intégrée.
• Éducation : une approche unifiée simplifie la prestation de services et la gestion des besoins de maintenance sur les grands campus.
• Fabrication : l’IFM peut aider les installations à minimiser les temps d’arrêt et à maintenir la conformité aux réglementations du secteur.
• Hôtellerie : les centres de villégiature et les hôtels peuvent mieux s’assurer que les installations dépassent les attentes des clients grâce à une approche FM intégrée.

Stratégie de mise en œuvre du GFI

Une fois que vous avez déterminé qu’une approche intégrée de la GI est adaptée à vos opérations, décidez comment la mettre en œuvre au mieux. Utilisez les étapes suivantes comme guide pour développer votre stratégie.

Phase d’évaluation et de planification

Pour commencer, effectuez un audit des processus et de la configuration actuels de votre gestion des installations. Tenez compte de vos fournisseurs actuels, de vos coûts et de vos niveaux de performance. Identifiez les lacunes, les défis et les lacunes pour identifier vos besoins de maintenance en suspens.

Définissez les objectifs principaux de votre nouveau programme de GI. Fixez un calendrier pour les atteindre, et déterminez comment vous allez mesurer la réussite et évaluer les progrès. À partir de là, vous pouvez diviser les grands objectifs en étapes et les utiliser comme feuille de route pour la mise en œuvre.

Intégration de la technologie et du système

Ensuite, investissez dans la bonne technologie. Une solide plateforme logicielle de gestion des installations est essentielle pour organiser la maintenance, rationaliser les tâches de gestion des fournisseurs et des actifs et suivre les performances en un seul endroit.

Choisissez une solution logicielle capable de répondre aux besoins de votre établissement au fur et à mesure de votre croissance, proposée par un fournisseur spécialisé dans votre niche. Ensuite, migrez les données vers la nouvelle plateforme et intégrez d’autres logiciels si nécessaire.

Consolidation et gestion des fournisseurs

Examiner tous les SLA et contrats actuels. Évaluer les coûts de l’arrêt prématuré par rapport à ceux de l’utilisation continue jusqu’à l’expiration. Utilisez ces informations pour créer une chronologie de consolidation des fournisseurs et déterminer qui traitera les notifications des fournisseurs.

Gestion du changement et formation

À mesure que vous entamez la phase finale de la mise en œuvre, obtenez l’adhésion de vos équipes d’installations. Décrire comment la gestion intégrée des installations peut rationaliser les tâches quotidiennes et améliorer l’efficacité opérationnelle. Ensuite, commencez à former les techniciens, les gestionnaires d’installations et les gestionnaires financiers à utiliser les parties appropriées de la plateforme.

Il fournit la structure sur laquelle l’IGI s’appuie pour offrir de meilleures performances, une meilleure visibilité et moins de surprises opérationnelles. Choisissez un site ou une seule équipe pour utiliser la plateforme. Une fois qu’ils se seront familiarisés avec le système, poursuivez le déploiement avec un deuxième site ou une deuxième équipe.

Mesurer la réussite de la gestion intégrée des installations

Une fois votre programme de gestion intégrée des installations en place, vous voudrez suivre son efficacité. La meilleure façon d’y parvenir est d’identifier des indicateurs qui s’alignent sur vos objectifs commerciaux et opérationnels, puis de suivre les indicateurs clés de performance connexes pour favoriser une amélioration continue au fil du temps.

Indicateurs clés de performance (ICP) pour évaluer votre stratégie de gestion intégrée des installations

Les indicateurs clés de performance qu’il sera utile de suivre dépendront de votre stratégie d’entreprise et de l’allocation des ressources. Une approche simple consiste à se concentrer sur les mêmes KPI que vous avez identifiés comme indicateurs qu’une approche holistique était le bon choix pour votre entreprise. Combinez le suivi en temps réel avec des évaluations régulières, hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles, semestrielles et annuelles, des indicateurs pour de meilleurs résultats.

Stratégies de mesure du retour sur investissement

Pour mesurer votre retour sur investissement dans le GFI, prenez en compte les conseils suivants :

• Suivez les économies de coûts monétaires grâce à la consolidation des fournisseurs et à la simplification des contrats.
• Identifiez le temps d’administration économisé en gérant un seul fournisseur.
• Évaluer les économies associées aux approches de maintenance prédictive et préventive rendues possibles par le GFI.
• Calculez les économies réalisées grâce à la réduction des superficies sous-utilisées et inutilisées.
• Comparez continuellement les coûts des services publics avant et après la mise en œuvre du GFI.

Avec ServiceChannel, l’IFM devient plus qu’une stratégie : il devient une réalité quotidienne. De la consolidation des fournisseurs à l’automatisation des ordres de travail, en passant par le reporting centralisé et le suivi des performances des actifs, cette plateforme offre à votre équipe la visibilité, le contrôle et l’efficacité nécessaires pour fonctionner au mieux.