Che cos’è la gestione integrata delle strutture?

Mantenere le strutture in funzione senza intoppi non dovrebbe essere complicato. La gestione integrata delle strutture (Integrated Facility Management, IFM) offre tutto sotto lo stesso tetto, inclusi contratti, fornitori, manutenzione e dati, dando al tuo team la visibilità e il controllo di cui ha bisogno. Unificando sistemi e strategie, IFM aiuta i responsabili delle strutture e delle operazioni a eliminare il caos e rimanere concentrati su ciò che conta davvero: eseguire operazioni efficienti ed economiche.

In questa guida completa, imparerai cosa comporta IFM e in che modo differisce dalle funzioni FM. Comprende anche quando considerare l’integrazione dei vostri sforzi FM, come implementare un sistema per la gestione delle strutture e le migliori pratiche per monitorare l’efficacia del vostro approccio IFM nel tempo.

Che cos’è la gestione integrata delle strutture (IFM)?

La gestione integrata delle strutture (Integrated Facility Management, IFM) è un approccio completo che combina tutti i servizi, la documentazione e i flussi di lavoro relativi alle strutture in un unico sistema coeso. Anche se ciò che questo aspetto sembra in pratica varierà in base al tipo di settore, alle dimensioni dell’azienda e ad altri fattori, ci sono alcune somiglianze generali nell’ambito generale tra le organizzazioni.

Definizione completa di IFM

La gestione integrata delle strutture è un approccio olistico alla gestione delle strutture. Sostituisce i sistemi frammentati con un’unica piattaforma che un team unificato di professionisti FM può utilizzare per supervisionare tutte le operazioni.

IFM offre inoltre a dirigenti e parti interessate l’accesso a report e analisi completi. In questo modo è più facile monitorare le prestazioni della struttura, identificare le tendenze e prendere decisioni informate in base ai dati in tempo reale.

Ambito di applicazione di IFM

In termini di portata, IFM mette in genere molti diversi reparti e funzioni sotto un unico ombrello. Questi includono:

• Operazioni e manutenzione: una piattaforma IFM gestisce le apparecchiature chiave e i sistemi di costruzione, generando e monitorando gli ordini di lavoro di manutenzione reattiva e preventiva. Dà ai FM gli strumenti per smettere di inseguire i problemi e iniziare a prevenirli.
• Gestione dello spazio: IFM supporta un approccio più strategico alla pianificazione dello spazio per migliorare l’efficienza, la produttività e la sicurezza.
• Gestione dell’energia: IFM contribuisce agli obiettivi di sostenibilità, fornendo informazioni fruibili sui potenziali miglioramenti dell’efficienza energetica.
• Servizi di supporto: IFM ti aiuta a supervisionare tutti gli aspetti dei servizi di supporto, tra cui pulizie, pulizie, mailroom e attività di servizio alimentare.
• Gestione delle risorse: IFM consente di tenere traccia della cronologia dei servizi e dello stato delle risorse in tempo reale, in modo da poter potenzialmente evitare i tempi di inattività e monitorare più da vicino i cicli di vita delle risorse.
• Pianificazione strategica: l’analisi IFM facilita le decisioni basate sui dati sulla pianificazione del capitale, sul budget e altro ancora. Riceverai report visivi legati ai tuoi KPI, che si tratti di risparmio energetico o tempi di risposta agli ordini di lavoro.

In che modo IFM differisce dalla gestione delle strutture tradizionali

Ciò che IFM è diventa più chiaro quando lo si confronta con un approccio più tradizionale alla gestione delle strutture. Con un approccio FM tradizionale, le organizzazioni utilizzano sistemi separati per gestire i dati per varie funzioni delle strutture. Un approccio IFM comporta la migrazione a un’unica piattaforma, portando alle seguenti differenze e vantaggi.

Struttura semplificata del servizio

Con un approccio FM tradizionale, le organizzazioni di solito lavorano con più fornitori. Di conseguenza, l’azienda deve gestire diversi SLA (Service Level Agreement).

IFM porta a un approccio più semplice alla gestione dei fornitori. Le organizzazioni lavorano con un unico fornitore IFM e hanno un solo contratto da gestire. Invece di destreggiarsi tra 10 sistemi e 12 fornitori, IFM riunisce tutto, in modo che il tuo team non sia bloccato nella modalità di amministrazione.

Coordinamento e integrazione

A causa dell’uso di singoli sistemi, la FM tradizionale di solito porta a silos di dati. Questo non solo complica le attività, ma può anche aumentare il rischio di errori di immissione degli utenti. IFM rende disponibili le informazioni tra reparti e team per una maggiore efficienza e una migliore integrità delle informazioni. Con un unico sistema, i team delle strutture possono adattarsi più rapidamente, sia che si tratti di ridimensionare le posizioni, cambiare fornitore o rispondere a problemi urgenti.

Messa a fuoco

L’obiettivo principale dell’approccio tradizionale è sulle operazioni aziendali quotidiane. Ogni reparto completa le attività assegnate quotidianamente. Qualsiasi strategia a lungo termine richiede che i manager di ciascun team producano e condividano i report.

Un approccio IFM sposta l’attenzione della gestione delle strutture in avanti. Con tutti i reparti in grado di accedere alle stesse informazioni, diventa più facile sviluppare una strategia di manutenzione unificata per raggiungere gli obiettivi, come aumentare la produttività o ridurre i costi.

Controllo dei costi operativi

Per un’azienda che utilizza più fornitori con un approccio tradizionale, i costi amministrativi possono essere imprevedibili e difficili da gestire. Ogni fornitore di servizi ha una propria struttura tariffaria e può modificare i prezzi inaspettatamente, il che può mettere a dura prova i budget.

Un approccio IFM consente a un’organizzazione di lavorare con un fornitore IFM. Di conseguenza, i prezzi diventano più trasparenti e prevedibili.

Componenti essenziali della gestione integrata delle strutture

Sebbene i dettagli specifici dei programmi IFM varieranno, adottare un approccio integrato alla gestione delle strutture di solito comporta i seguenti quattro componenti chiave.

Gestione unificata dei fornitori di servizi

Con una soluzione integrata, si utilizza un’unica piattaforma per gestire tutti i fornitori di servizi. Di conseguenza, la tua organizzazione può stabilire politiche, processi e procedure uniformi per la gestione dei fornitori. 

ServiceChannel consente di consolidare i fornitori e monitorare le loro prestazioni in tempo reale. A sua volta, ciò porta a una maggiore coerenza nel modo in cui si selezionano e si integrano i fornitori, si gestiscono i contratti e si monitorano le prestazioni dei fornitori. Un team unificato che gestisce tutte le attività di gestione dei fornitori può anche ridurre i costi e migliorare le comunicazioni tra la tua organizzazione e i fornitori.

Processi e flussi di lavoro semplificati

Passare a un modello integrato significa standardizzare i processi e i flussi di lavoro per tutte le attività di manutenzione. Tutta la manutenzione, dall’impianto idraulico al janitorial, si instrada attraverso un’unica piattaforma mobile. Ottieni prevedibilità in termini di costi, chiarezza nelle prestazioni e meno emergenze al di fuori dell’orario di lavoro.

Questo cambiamento semplifica il monitoraggio e riduce i ritardi, quindi le attività si verificano prima. Inoltre, IFM riduce al minimo il rischio di spreco di risorse e ore di lavoro a causa di ordini di lavoro duplicati, aumentando al contempo l’efficienza operativa.

Integrazione tecnologica e gestione dei dati

IFM ti offre visibilità in ogni posizione, fornitore e risorsa, il tutto in un unico posto. Un sistema di gestione della manutenzione computerizzata (CMMS) consente di gestire asset e ordini di lavoro in un’unica posizione. Ciò può comportare l’eliminazione di sistemi ridondanti, il che riduce i costi operativi.

Crea inoltre l’opportunità di raccogliere dati in tempo reale tramite sensori IoT (Internet of Things) per monitorare più da vicino lo stato di salute e le prestazioni degli asset in un’intera organizzazione. Il CMMS può anche integrare i dati di altri software utilizzati dall’azienda per:

• Pianificazione delle risorse aziendali (ERP)
• Gestione delle relazioni con i clienti (CRM)
• Gestione inventario
• Sistema di gestione delle risorse aziendali (EAM)

Comunicazione e reporting centralizzati

IFM offre vantaggi ai team di manutenzione semplificando le comunicazioni. Tutti i dipendenti possono utilizzare un’unica app, uno strumento o una singola piattaforma per ricevere notifiche e aggiornamenti. L’accesso mobile consente anche ai responsabili della manutenzione e ai team di rimanere in contatto in movimento. E con la creazione di report centralizzata, tutti coloro che sono coinvolti in risparmi sui costi, sostenibilità e altre iniziative possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno per monitorare i progressi.

Quando considerare la gestione integrata delle strutture

Per molte aziende, i potenziali benefici e i costi ridotti associati all’IFM lo rendono l’approccio giusto. Per determinare se è adatto a te, considera gli indicatori organizzativi e i casi d’uso comuni.

Indicatori organizzativi per IFM

Il monitoraggio dei seguenti indicatori chiave di prestazione (KPI) può aiutarti a valutare i benefici dell’IFM:

• Costo totale delle strutture come percentuale del budget operativo
• Contratti con i fornitori attuali, spese generali di amministrazione o servizi pubblici
• Tempi di risposta del servizio
• Rapporto di manutenzione pianificata vs. reattiva
• Consumo energetico per piede quadrato
• Tassi di utilizzo dello spazio
• Parametri di comfort e benessere sul posto di lavoro

Applicazioni e casi d’uso del settore

IFM può migliorare la gestione delle strutture per le aziende in molti settori, tra cui:

• Sanità: gli ospedali e i sistemi sanitari possono gestire più da vicino i dispositivi vitali e i servizi igienico-sanitari con una soluzione integrata.
• Istruzione: un approccio unificato rende più semplice la fornitura di servizi e la gestione delle esigenze di manutenzione nei campus di grandi dimensioni.
• Produzione: IFM può aiutare le strutture a ridurre al minimo i tempi di fermo e a mantenere la conformità alle normative del settore.
• Ospitalità: i resort e gli hotel possono garantire che le strutture superino le aspettative degli ospiti con un approccio FM integrato.

Strategia di implementazione IFM

Una volta stabilito che un approccio integrato alla FM è adatto alle tue operazioni, decidi come implementarlo al meglio. Quando sviluppate la vostra strategia, utilizzate i seguenti passaggi come guida.

Fase di valutazione e pianificazione

Per iniziare, esegui un audit dei processi e della configurazione di gestione delle strutture attuali. Considera i tuoi attuali fornitori, costi e livelli di prestazioni. Individua eventuali carenze, sfide e lacune per identificare le tue eccezionali esigenze di manutenzione.

Stabilisci gli obiettivi principali per il tuo nuovo programma FM. Stabilisci una tempistica per raggiungerli e determina come misurerai il successo e valuterai i progressi. Da lì, puoi suddividere grandi obiettivi in fasi e utilizzarli come roadmap per l’implementazione.

Integrazione di tecnologia e sistemi

Successivamente, investi nella tecnologia giusta. Una solida piattaforma software di gestione delle strutture è fondamentale per organizzare la manutenzione, semplificare le attività di gestione dei fornitori e delle risorse e monitorare le prestazioni in un unico luogo.

Scegli una soluzione software in grado di soddisfare le esigenze della tua struttura man mano che cresci, offerta da un fornitore con esperienza nella tua nicchia. Quindi, migrare i dati sulla nuova piattaforma e integrare altri software secondo necessità.

Consolidamento e gestione dei fornitori

Esaminare tutti gli SLA e i contratti in vigore. Valutare i costi di interruzione anticipata rispetto a quelli di utilizzo continuo fino alla scadenza. Utilizzare queste informazioni per creare una cronologia di consolidamento del fornitore e determinare chi gestirà le notifiche del fornitore.

Gestione e formazione del cambiamento

Mentre si passa alla fase finale di implementazione, ottenere il consenso dai team delle strutture. Descrivere come un IFM può semplificare le attività quotidiane e migliorare l’efficienza operativa. Quindi, inizia a formare tecnici, responsabili delle strutture e responsabili finanziari per utilizzare le parti appropriate della piattaforma.

Per ridurre al minimo le interruzioni e i tempi di inattività, pianificare una distribuzione graduale. Scegli una sede o un singolo team per utilizzare la piattaforma. Una volta che sono a proprio agio, continuare il rollout con un secondo.

Misurare il successo di IFM

Una volta che il tuo programma IFM è in atto, vorrai monitorarne l’efficacia. Il modo migliore per raggiungere questo obiettivo è identificando le metriche che si allineano con gli obiettivi aziendali e operativi e quindi monitorando i KPI correlati per guidare il miglioramento continuo nel tempo.

Metriche chiave delle prestazioni (KPI) per la valutazione della strategia IFM

Quali KPI saranno utili da monitorare dipenderanno dalla strategia aziendale e dall’allocazione delle risorse. Un approccio semplice è quello di concentrarsi sugli stessi KPI che hai identificato come indicatori che un approccio olistico era la scelta giusta per la tua azienda. Combina il monitoraggio in tempo reale con valutazioni regolari – settimanali, mensili, trimestrali, semestrali e annuali – degli indicatori per ottenere i migliori risultati.

Strategie di misurazione ROI

Per misurare il ritorno sull’investimento in IFM, prendi in considerazione questi suggerimenti:

• Tenere traccia dei risparmi sui costi monetari derivanti dal consolidamento dei fornitori e dalla semplificazione dei contratti.
• Identificare la quantità di tempo amministrativo risparmiato gestendo un singolo fornitore.
• Valutare i risparmi associati agli approcci di manutenzione predittiva e preventiva abilitati da IFM.
• Tabulare i risparmi sui costi derivanti dalla riduzione della metratura sottoutilizzata e non utilizzata.
• Confrontare continuamente i costi di utilità da prima e dopo l’implementazione IFM.

Con ServiceChannel, IFM diventa più di una strategia: diventa una realtà quotidiana. Dal consolidamento dei fornitori e dall’automazione degli ordini di lavoro alla creazione di report centralizzata e al monitoraggio delle prestazioni delle risorse, la nostra piattaforma offre al tuo team la visibilità, il controllo e l’efficienza per operare al meglio.