Organizzazione e gestione dei lavori di manutenzione

Una buona gestione e organizzazione delle strutture deve avere un reparto di manutenzione adeguato. Questo reparto aiuta a proteggere macchinari e sistemi, previene guasti e guasti e mantiene le cose in conformità e gli standard elevati. Le strutture che hanno un team di manutenzione scadente tendono ad avere problemi di vasta portata per dipendenti, clienti e inquilini. Nella maggior parte dei casi, le persone non si rendono conto dell’importanza del team di manutenzione per il corretto funzionamento di una struttura. Ci sono molti sistemi e processi in corso in background che si basano sulla competenza e la gestione del personale di manutenzione. Senza un reparto di manutenzione efficiente, le infrastrutture rischiano di andare incontro a danni e logoramento. 

Cosa sono le operazioni di manutenzione?  

Le operazioni di manutenzione sono quelle attività che possono essere di routine e altre che si verificano di volta in volta, ma sono necessarie per mantenere in funzione la struttura. Tutto dovrebbe ruotare intorno agli obiettivi e al budget della tua struttura. Esistono diverse forme di operazioni di manutenzione, tra cui manutenzione pianificata e preventiva, manutenzione correttiva e basata sulle condizioni e manutenzione reattiva. In questo senso è necessario effettuare una serie di controlli e regolazioni dei sistemi operativi, programmare diverse attività di manutenzione per prevenire guasti e interruzioni, individuare le esigenze nelle varie aree, correggere situazioni che destano preoccupazione e molto altro ancora. 

Come organizzare la manutenzione  

Ogni struttura è gestita in modo diverso, ma ci sono alcuni ruoli cruciali per il suo successo. Un reparto manutenzione interno deve essere organizzato in base alle priorità del team. Questo aiuta a stabilire la responsabilità e l’efficacia. La comunicazione è fondamentale in questo processo, perché consente di realizzare correttamente le attività, assicurando il rispetto di norme e protocolli.

L’organizzazione della manutenzione dovrebbe essere in grado di mantenere le cose in esecuzione in background senza interferire o interrompere alcuna attività. Ci sono alcuni ruoli nel reparto di manutenzione che sono fondamentali per il suo successo: 

Responsabile delle strutture  

Il responsabile delle strutture si occupa della supervisione delle operazioni quotidiane e della gestione delle risorse fisiche della struttura. 

Supervisore della manutenzione 

Il supervisore o il responsabile della manutenzione lavora per garantire l’affidabilità delle risorse. Per farlo, utilizza software di gestione della manutenzione per definire le attività di manutenzione programmata e preventiva, garantire l’assenza interferenze con le attività e il rispetto del budget, assegnare attività ai membri del team, gestire l’inventario e implementare standard e protocolli di formazione e sicurezza. 

Tecnico di manutenzione 

Un tecnico di manutenzione è solitamente specializzato in diverse aree per garantire che il macchinario all’interno della struttura sia operativo. Ciò potrebbe includere HVAC, apparecchiature elettriche, refrigerazione e altre aree tecniche che richiedono certificazioni. 

Addetto alla manutenzione 

Un addetto alla manutenzione esegue riparazioni generiche, effettua la manutenzione di determinate apparecchiature, individua la necessità di interventi di riparazione, provvede alla risoluzione di eventuali problemi prima di chiamare un tecnico, programma interventi di riparazione e si occupa di pulire e mantenere gli uffici in buone condizioni. 

Responsabilità del reparto di manutenzione 

Il reparto di manutenzione è responsabile del funzionamento della struttura, dalle apparecchiature alle aree interne ed esterne, ai macchinari, alla manutenzione e al budget per mantenere le cose operative. Queste sono alcune aree di cui il reparto di manutenzione è responsabile:

• Pulizia 
• Sicurezza antincendio 
• Sicurezza 
• Manutenzione preventiva 
• Allocazione spazi 
• Struttura dell’edificio 
• Idraulazione e drenaggio 
• Scale mobili e ascensori 
• HVAC 
• Illuminazione 
• Smaltimento rifiuti 
• Manutenzione messa a terra 
• Servizi di reception 
• Controllo dei parassiti 

Obiettivi e KPI del reparto di manutenzione 

Ogni reparto di manutenzione deve avere obiettivi e KPI specifici. Ci sono alcuni KPI di manutenzione standard che sono essenziali per il suo funzionamento, ovvero efficienza, sicurezza e conformità, tempi di inattività, prestazioni delle risorse, gestione degli ordini di lavoro, acquisti e spese e gestione del magazzino. 

Questi KPI consentono di misurare le prestazioni del reparto di manutenzione. Gli obiettivi di manutenzione devono essere associati alle esigenze e agli obiettivi generali dell’azienda. Un esempio potrebbe essere l’integrazione di un CMMS per gestire ordini di lavoro, magazzino e prestazioni delle risorse. Questo consente di aumentare l’efficacia, la produttività e l’efficienza, che è uno dei possibili obiettivi strategici generali dell’azienda. Un altro esempio potrebbe essere l’implementazione della formazione ogni sei mesi. 

Gestire l’efficienza del reparto 

L’efficienza è importante perché va di pari passo con la responsabilità. Più efficiente è il tuo reparto, maggiori saranno la produttività e i risparmi sui costi. Se non lavori in modo efficiente, non guadagni. È possibile raggiungere i propri obiettivi di manutenzione effettuando le seguenti operazioni:

Assumere le persone giuste 

Assumere le persone giuste fin dall’inizio è fondamentale per far funzionare bene il reparto. Avere a disposizione persone con la giusta esperienza ti consente di risparmiare tempo, aumentando la produttività e migliorando le prestazioni dell’intero team. 

Stabilire chiaramente le gerarchie 

La gerarchia è un aspetto importante per il corretto svolgimento delle attività. Se tutti sanno bene cosa fare e si aiutano a vicenda, tutto diventa più chiaro e ben definito e si creano i presupposti per far funzionare bene il reparto. 

Definire procedure operative standard 

Le procedure operative standard (SOP) garantiscono la corretta e coerente esecuzione delle operazioni nel rispetto di norme e protocolli. In questo modo è possibile mantenere sempre standard elevati all’interno dell’infrastruttura. Adottando le SOP, le attività necessarie per completare un lavoro vengono comunicate in modo chiaro, migliorando la qualità delle operazioni. 

Utilizzare un CMMS 

Il software di manutenzione assistita da computer (CMMS) aiuta a sviluppare, tracciare e razionalizzare i processi mantenendo al contempo elevati livelli di responsabilità. In questo modo, la comunicazione è più efficace e tutti sanno sempre cosa fare.

Mantenere alto il morale del team 

Adottando i sistemi giusti, il reparto di manutenzione funzionerà nel migliore dei modi. Mettere a disposizione strumenti e processi adeguati consente di mantenere alti il morale e la motivazione del team, spingendolo a dare sempre il meglio. Se invece chi lavora non ha gli strumenti necessari o ci sono problemi organizzativi, i livelli di produttività diminuiscono. 

Restare sempre al passo con le novità 

Uno dei modi migliori per assicurare l’efficienza del reparto è avere opportunità di formazione continua e restare al passo con gli aggiornamenti nella gestione delle strutture. In questo modo, tutte le apparecchiature,

gli strumenti e le risorse utilizzati nel reparto saranno sempre al massimo livello. 

Assistenza per tutto il team di manutenzione 

Per assicurare le massime prestazioni del tuo reparto di manutenzione dovrai valutare attentamente tutti gli elementi necessari per assistere nel migliore dei modi il responsabile delle strutture. Il reparto di manutenzione è fondamentale per mettere ogni struttura in condizione di ottenere buoni risultati. In assenza del personale adeguato, i problemi non tarderanno ad arrivare. Avere un partner che sia in grado di prevedere in anticipo e soddisfare le esigenze delle strutture può fare davvero la differenza. ServiceChannel può aiutarti a ottenere sempre le migliori prestazioni, qualunque sia il tuo ruolo. 

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