Qual è la differenza tra i software CMMS ed EAM? (CMMS vs EAM)

Quando inizi a cercare soluzioni in linea con i tuoi requisiti per la gestione delle risorse, potresti trovare molti strumenti che sembrano adatti alle esigenze della tua azienda, ad esempio un software informatico di gestione della manutenzione (CMMS) o un software di gestione delle risorse aziendali (EAM). Anche se ci sono alcuni punti in comune, è importante comprendere la differenza tra i sistemi EAM e CMMS per scegliere la piattaforma più adatta al tuo processo di gestione delle risorse.

Sistemi CMMS ed EAM a confronto

I software CMMS ed EAM sono simili, ma presentano anche alcune differenze significative. La differenza principale risiede nell’ambito di applicazione: la maggior parte delle organizzazioni utilizza il software CMMS per affrontare i problemi di gestione operativa per la manutenzione delle risorse, mentre una soluzione EAM valuta l’intero ciclo di vita di una risorsa, dall’acquisto alla decisione di procedere con lo smaltimento.

Il software EAM di solito contiene tutte le funzionalità di un sistema CMMS completo, con il monitoraggio dello stato delle risorse, la programmazione della manutenzione preventiva e la gestione delle operazioni di manutenzione in tutta l’organizzazione. 

Tuttavia, i sistemi EAM offrono funzionalità estese oltre alle capacità CMMS, per aiutare le organizzazioni a gestire i problemi aziendali relativi alla gestione delle risorse, in materia di approvvigionamento, rischi e conformità, gestione dei processi e monitoraggio dei costi del ciclo di vita. Poiché un CMMS in genere non è dotato di queste funzionalità di programmazione del ciclo di vita, gli strumenti EAM sono più utilizzati nelle organizzazioni più grandi che hanno risorse in più sedi o una sola sede con molte risorse.

Cosa fa un CMMS?

Il software CMMS è un programma che aiuta le aziende a monitorare le risorse. In genere, le aziende creano ordini di lavoro che delineano le attività associate a diverse risorse aziendali. Si tratta di attività di ogni genere, dallo spostamento di una stampante da un edificio all’altro all’installazione del disco rigido su un computer aziendale. Inoltre, per le risorse spesso è necessario svolgere attività di manutenzione preventiva in modo continuativo.

Una soluzione CMMS offre alla tua azienda un sistema centralizzato per organizzare e monitorare le risorse che richiedono una manutenzione preventiva. Oltre ad aiutarti nella gestione delle operazioni di manutenzione, le funzionalità di gestione delle risorse di un CMMS consentono di creare report con cui potrai valutare il livello di prestazioni della tua attività. Il software CMMS è utile anche per identificare e monitorare eventuali problemi con le risorse prima che possano richiedere tempi di inattività prolungati e riparazioni costose. Un CMMS adatto alla tua situazione sarà in grado di soddisfare le tue esigenze per gli ordini di lavoro e il software di gestione del magazzino.

I 6 vantaggi principali di uno strumento CMMS

Le soluzioni software CMMS offrono diversi vantaggi. Di seguito sono indicati alcuni degli esempi più rilevanti:

1. Semplifica la gestione degli ordini di lavoro

Il software CMMS semplifica il processo di creazione degli ordini di lavoro. Il tuo team avrà più tempo per altre attività e i tuoi ordini di lavoro avranno meno errori. In questo modo, il tuo flusso di lavoro sarà in linea con le tempistiche e potrai rispettare più scadenze in tempi più rapidi.

2. Aiuta la tua struttura a soddisfare gli standard di conformità

Molti sistemi CMMS sono dotati di funzionalità integrate che facilitano il rispetto delle normative, consentendo di archiviare i registri dei controlli, i registri di manutenzione e i dati di conformità in un unico luogo per accedervi in ogni momento durante le verifiche. Quindi, non dovrai preoccuparti di perdere informazioni se un auditor lo richiede.

3. Migliora la condivisione delle informazioni

Un CMMS consente ai dipendenti di accedere e aggiornare le informazioni sulle risorse ovunque si trovino. Basterà avere una connessione Internet, e i team potranno visualizzare la cronologia delle risorse, i programmi di manutenzione e i dati sulle prestazioni da qualsiasi luogo. In questo modo potranno ridurre gli errori causati da comunicazioni errate.

4. Riduce la necessità di documentazione cartacea

Con un CMMS non saranno più necessari documenti cartacei per le attività di gestione della manutenzione. Eliminare i documenti fisici riduce il disordine e consente di accedere più rapidamente alle informazioni. Inoltre, un CMMS mette a disposizione un archivio centralizzato per monitorare i tuoi dati, quindi non dovrai più cercare ovunque per trovare le informazioni di cui hai bisogno.

5. Migliora l’allocazione delle risorse

Gli strumenti CMMS monitorano la disponibilità di personale, attrezzature e materiali. I responsabili delle strutture possono utilizzare queste informazioni per prendere decisioni pratiche sull’allocazione delle risorse durante le attività di programmazione strategica.

6. Automatizza le attività di gestione delle risorse

Con un CMMS è possibile automatizzare attività di routine come la programmazione della manutenzione e il monitoraggio dei livelli di scorte. L’automazione di queste operazioni riduce il tempo da dedicare a questo lavoro e semplifica la gestione delle attività di manutenzione. 

Cosa fa un sistema EAM?

Il software di gestione delle risorse aziendali offre alle organizzazioni più grandi e complesse una panoramica completa di tutto ciò che accade alle risorse fisiche dell’azienda. Questa soluzione software offre un livello di assistenza adatto alle aziende per monitorare la situazione di ogni singola risorsa durante tutto il suo ciclo di vita, incluse le attività di progettazione, manutenzione e smaltimento. Inoltre, un sistema EAM aiuta le aziende a gestire e a monitorare la documentazione e i dati associati alla gestione di più sedi che hanno risorse fisiche.

I team responsabili della gestione delle strutture e i reparti di manutenzione possono utilizzare un sistema EAM per creare ordini di lavoro, assegnarli a un tecnico e monitorarne i progressi. Le aziende possono sfruttare le funzionalità di automazione del software EAM per monitorare il rispetto dei requisiti di manutenzione e programmare automaticamente le attività di manutenzione delle risorse. Inoltre, gli utenti possono monitorare i livelli e la domanda di materiali necessari per la gestione delle risorse e le attività di manutenzione preventiva.

I 3 principali vantaggi di uno strumento EAM

Gli strumenti EAM sono pensati anche per facilitare la gestione della manodopera. Ad esempio, i responsabili possono effettuare valutazioni, offrire attività di formazione e rilasciare certificazioni ai dipendenti in tutta l’azienda.

I sistemi EAM offrono alcune funzionalità aggiuntive che consentono di:

1. Monitorare i contratti di assistenza

Memorizzare le informazioni sui contratti delle risorse all’interno di un sistema EAM semplifica le questioni relative alla conformità e alla spesa per le risorse. Gli utenti possono creare e gestire contratti direttamente all’interno di una piattaforma EAM. In questo modo potrai avere sempre a portata di mano gli accordi stipulati con fornitori, clienti, partner e lavoratori.

2. Gestire le finanze

Le aziende possono sfruttare il software EAM per monitorare i dati sul costo totale associato agli ordini di lavoro. Inoltre, possono integrare altri software finanziari per la gestione delle spese di progetto e della contabilità.

3. Creare analisi e report

Gli EAM in genere sono dotati di funzionalità che aiutano le aziende ad analizzare le prestazioni delle risorse, ad esempio la produttività e i tempi di inattività delle risorse. Una migliore gestione della manutenzione consente di individuare potenziali problemi prima che diventino tali da causare tempi di inattività.

Inoltre, un sistema EAM è in grado di svolgere attività di business intelligence e di acquisire i KPI più adatti al tuo settore e ti aiuterà a orientarti meglio nel processo decisionale.

Strategie di gestione del rischio: EAM e CMMS a confronto

Gestione proattiva dei rischi tramite CMMS

I responsabili delle strutture possono utilizzare un CMMS per pianificare le attività di manutenzione di routine in base alle esigenze specifiche di ciascuna risorsa. Il sistema consente loro di identificare precocemente potenziali guasti alle apparecchiature analizzando i modelli in base ai dati storici. La preparazione di programmi specifici basati sulle esigenze delle risorse è una strategia efficace per ridurre al minimo i tempi di inattività per ciascuna risorsa.

Valutazione completa del rischio con i sistemi EAM

I sistemi EAM monitorano ogni singolo componente delle apparecchiature per tutto il suo ciclo di vita. Questa funzionalità consente ai responsabili della manutenzione di individuare i rischi emergenti associati al tempo di esercizio delle risorse e a programmare i controlli necessari di conseguenza. Queste informazioni consentono anche di aumentare la durata utile delle risorse, mettendo i responsabili in condizione di programmare riparazioni tempestive o sostituzioni di componenti sulla base dei dati effettivi.

Best practice per mitigare i rischi nelle operazioni di manutenzione

Qualunque dei due sistemi utilizzi, dovrai comunque seguire le best practice per la gestione del rischio . Queste best practice prevedono le seguenti attività:

• Controllare regolarmente le attività di manutenzione per individuare potenziali inefficienze
• Dare ai dipendenti gli strumenti per riconoscere i segni di un potenziale guasto e segnalarlo
• Impostare avvisi automatici per aiutare i responsabili a programmare le attività di manutenzione in base ai dati della valutazione del rischio

Gli strumenti di analisi dei dati di ServiceChannel si rivelano particolarmente utili per le attività di mitigazione dei rischi. I responsabili delle strutture e della manutenzione possono utilizzare i nostri strumenti per analizzare i dati operativi, individuare i potenziali rischi e adottare misure proattive per affrontarli.

CMMS ed EAM a confronto: qual è la soluzione più adatta a te?

Le soluzioni EAM e CMMS sono sistemi di gestione delle attività di manutenzione che possono aiutarti a controllare e a prenderti cura delle risorse fisiche della tua azienda, a ridurre i consumi energetici, a garantire lo stato ottimale delle risorse, a soddisfare i KPI di manutenzione e a monitorare le prestazioni delle risorse.

Valutazione delle esigenze organizzative

Le organizzazioni che vogliono avere più controllo sulla gestione delle risorse, ad esempio sulla programmazione della delle attività di manutenzione e sulla gestione dei progetti, potrebbero trovarsi bene con il software CMMS.

Questa soluzione può aiutare la tua azienda a:

• Avere una maggiore visibilità sulle risorse: i responsabili possono accedere rapidamente alle informazioni su una risorsa, ad esempio la data di acquisto, la cronologia delle attività di manutenzione, gli audit trail ed eventuali guasti.
• Automatizzare determinate attività: gli utenti possono creare automaticamente ordini di lavoro, riordinare i componenti, definire turni di lavoro e compilare informazioni per le verifiche.
• Migliorare la gestione della forza lavoro sul campo: potrai conoscere in ogni momento la situazione dei tuoi dipendenti esterni e interni, controllando tutti i team all’interno di un’unica piattaforma centralizzata. Un CMMS aiuta i dipendenti a rimanere in contatto con l’ufficio di casa e a comunicare gli aggiornamenti dei dati in tempo reale.

Acquistare un software EAM potrebbe essere la scelta giusta se la tua organizzazione ha bisogno di una piattaforma software di gestione delle risorse e della manutenzione più completa e adatta ad attività su larga scala che consenta di seguire l’intero ciclo di vita delle risorse.

I sistemi EAM sono indicati per:

• Affrontare i problemi: i software EAM aiutano le aziende a risolvere i problemi con le risorse e a definire operazioni di gestione delle strutture più stabili.
• Monitorare e massimizzare l’utilizzo delle risorse: le aziende possono estendere il ciclo di vita delle varie risorse raccogliendo informazioni dai dispositivi IoT e reinserendole nel software EAM. A questo punto, possono utilizzare i dati per determinare la disponibilità delle risorse e la loro affidabilità.
• Conoscere le risorse e le infrastrutture obsolete: le soluzioni EAM aiutano le aziende ad adottare strategie di manutenzione più informate per valutare il rischio di diverse risorse e apparecchiature. Le organizzazioni possono utilizzare le informazioni contenute nel sistema EAM per modificare i processi aziendali e migliorare il ritorno sugli investimenti nelle risorse.

Attenzione ai vincoli di bilancio

Le organizzazioni devono valutare attentamente le proprie risorse finanziarie e i piani di crescita futuri prima di scegliere tra un CMMS e un EAM. Un CMMS di solito ha un costo iniziale inferiore, e dunque può essere indicato per le strutture con budget ridotti. Tuttavia, le funzionalità avanzate offerte da un EAM possono renderlo più appetibile per le strutture con obiettivi di crescita ambiziosi.

Per scegliere tra una soluzione software CMMS e EAM non basta limitarsi a vedere quale delle due costa meno. Anche la flessibilità del budget disponibile è un aspetto importante. Le organizzazioni con budget più limitati potrebbero aver bisogno di una struttura di prezzo più prevedibile di quella offerta da un CMMS. Le organizzazioni con budget più flessibili possono avere più margine di manovra per investire in un EAM se può aiutarle a realizzare i loro obiettivi.

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